Hva er et bookingsystem?

Systemet kobles til en kalender der du legger inn når du har ledig, hvilke tjenester som tilbys og hvor lang tid hver av dem tar. Kunden velger tjeneste og tidspunkt på nettsiden, fyller inn kontaktinformasjonen sin, og timen legges automatisk inn i kalenderen din. Begge får bekreftelse med en gang, og systemet kan sende en påminnelse før timen, noe som merkbart reduserer antallet som ikke møter opp.

Mange bookingsystemer kan mer enn å ta imot bestillinger: betaling ved bestilling, slik at avbestillinger i siste liten koster mindre, ventelister når det er fullt, og oversikt over kundene og historikken deres, litt som et enkelt CRM. For bedrifter med flere ansatte kan kunden gjerne velge hvem de vil bestille hos.

Det viktigste med et bookingsystem er likevel plasseringen: bestillingsknappen bør være det tydeligste elementet på nettsiden, en CTA som møter besøkende overalt der de er klare til å handle. En nettside med et godt bookingsystem gjør i praksis jobben som en landingsside: den gjør veien fra interessert til kunde så kort som mulig.

Se for deg et yogastudio der påmelding skjer via melding og telefon. Instruktøren svarer mellom timene, ofte flere timer etter at folk spurte, og noen faller fra i ventetiden: de spurte tre steder samtidig og valgte det som svarte først. Med et bookingsystem ser besøkende timeplanen direkte på nettsiden, med antall ledige plasser per time, og melder seg på med noen få trykk, gjerne søndag kveld når uken planlegges. Påminnelsen dagen før gjør at flere faktisk møter opp, og instruktøren bruker pausene på kundene i stedet for telefonen.

Hver gang en kunde må vente på svar for å bestille, risikerer du at de bestiller et annet sted, for i praksis vinner ofte den som gjør det enklest å bestille, ikke den som er best. Et bookingsystem fjerner den ventetiden helt, og fanger dessuten bestillingene som skjer utenom arbeidstid, når mange faktisk sitter med planleggingen. I tillegg frigjør det tiden du i dag bruker på å administrere timer frem og tilbake.

En vanlig misforståelse er at kundene foretrekker den personlige kontakten på telefon. Noen gjør det, og telefonen skal selvsagt fortsatt være åpen for dem, men stadig flere foretrekker å ordne det selv, raskt og uten å måtte snakke med noen. Et bookingsystem er ikke i stedet for god service, det er god service: kunden velger selv hvordan de vil bestille, og begge veier er åpne.